Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą (ZZP’er) możesz odliczać koszty biznesowe. Jednak nie wszystkie poniesione koszty są (w pełni) odliczalne. Dodatkowo rozróżniamy koszty, które można odliczyć w ciągu jednego roku oraz koszty, które należy rozłożyć na kilka lat.

Jakie są koszty biznesowe?
Poniższa tabela przedstawia przegląd kosztów biznesowych i procentowe odliczenia od dochodów.

Rodzaj kosztów Procent odliczenia
Przestrzeń biurowa w domu

0% (z wyjątkami!)
Szkolenia, kongresy, biznesowe obiady, podróże i zakwaterowanie

80%
Abonament telefoniczny w domu

0%
Biznesowe rozmowy telefoniczne w domu

100%
Literatura ogólna

0%
Literatura branżowa

100%
Odzież robocza

100%
Odzież (niezwiązana z pracą)

0%
Pielęgnacja osobista

0%
Teczki itp.

100%
Sprzęt niebędący częścią majątku przedsiębiorstwa
0%

Przeprowadzka
ograniczona

Podwójne zakwaterowanie
ograniczona

Kary pieniężne
0%

Samochód firmowy
ograniczona

Biznesowe koszty prywatnego samochodu
ograniczona

Transport publiczny, taksówka i samolot
100%

Łodzie dla celów reprezentacyjnych

0%

Koszty edukacyjne

100% dla utrzymania istniejącej wiedzy zawodowej

Źródło: Urząd Skarbowy.

Przykłady innych kosztów biznesowych:

Porady dotyczące opłacalności przedsięwzięcia;
Zarejestrowanie działalności w rejestrze handlowym Krajowej Izby Handlowej;
Najem biura;
Papier firmowy i inne materiały korespondencyjne;
Wyposażenie biura lub warsztatu.
Motywacja kosztów
Podczas oceny czy koszty są odliczalne, Urząd Skarbowy zwraca uwagę na cel, z jakim poniesiono te koszty. Jeśli jest jasne, że koszty zostały poniesione wyłącznie ze względu na interesy biznesowe Twojego przedsiębiorstwa, to koszty te są akceptowane jako odliczenie.

Jesteś więc w zasadzie swobodny w decydowaniu, jakie koszty ponosisz dla swojego przedsiębiorstwa i jak dużo. Tylko wtedy, gdy Twoje koszty są znacząco wyższe w porównaniu z interesami biznesowymi, może być sprawdzane, czy zachowana jest nadal rozsądna proporcja.

Koszty mieszane
Zdarza się, że pewne koszty oprócz charakteru biznesowego mają również charakter osobisty, na przykład dlatego, że ty (lub inna osoba) czerpiecie z nich korzyści jako osoba prywatna. Z tych kosztów odliczalna jest wyłącznie część biznesowa. Jeśli charakter osobisty tych kosztów dominuje, to koszty te w ogóle nie są odliczalne.

Bezpośrednie lub rozłożone odliczenia
Niektóre koszty nie mogą być od razu odliczone od dochodu w roku, w którym zostały poniesione, ale muszą być rozłożone i przypisane do kilku lat. Dotyczy to między innymi budynków, maszyn i wyposażenia, ponieważ te rzeczy są również używane w ciągu kilku lat w Twojej firmie.

Jako przedsiębiorca więc rozróżniasz między kosztami, które można odliczyć w pełni w roku, w którym są związane, a kosztami, których odliczenie trzeba rozłożyć na kilka lat.

UWAGA: Nawet kampanię reklamową trwającą trzy lata rozliczasz rozłożoną na trzy lata w swojej księgowości. Część kosztów, której jeszcze nie odliczyłeś od dochodu, jest uwzględniana w bilansie przedsiębiorstwa i jest rozłożona na przyszłe lata w celu odliczenia od dochodu.

Odliczanie kosztów z VAT lub bez VAT
Jeśli ponosisz koszty biznesowe, Twój dostawca w większości przypadków naliczy podatek VAT. Jednak ten VAT ostatecznie nie obciąży Cię, ponieważ zazwyczaj możesz odliczyć zapłacony VAT jako podatek należny. Ponieważ już rozliczasz podatek należny w inny sposób, odliczasz koszty biznesowe od dochodu: odliczasz koszty wyłącznie bez VAT. Niektórych kosztów VAT nie można odliczyć jako podatku należnego. Te koszty możesz odliczyć od dochodu wraz z VAT.

Koszty poniesione na etapie rozruchu
Odliczalne są wszystkie koszty poniesione z biznesowego punktu widzenia dla przedsiębiorstwa. Wśród nich znajdują się również koszty poniesione z wyraźnym celem stworzenia przedsiębiorstwa: koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności. Chodzi tutaj o koszty związane z badaniem rynku lub innymi uzyskanymi poradami.